COP nr. 13 din 16.07.2026
Asociația Promo-LEX solicită oferte de prețuri pentru servicii de audit pe proiect.
DETALII DESPRE PROIECT
- Denumirea Proiectului: „Promovarea reintegrării bazate pe drepturile omului în regiunea transnistreană” (în continuare – Proiectul).
- Organizația implementatoare: Asociația Obștească Promo-LEX
- Donatorul: New Democracy Fund (NDF), prin intermediul International Media Support (IMS).
- Perioada de implementare a proiectului:03.2026 – 31.12.2026
- Durata proiectului: 10 luni
- Suma totală a Grantului:160,200.00 EUR
- Suma supusă auditului: cheltuielile efective înregistrate în cadrul Proiectului în perioada auditată, conform raportului financiar final prezentat auditorului, în limita bugetului aprobat de 160,200.00 EUR
- Perioada supusă auditului: 03.2026 – 31.12.2026
Descrierea proiectului
Proiectul își propune să contribuie la o reintegrare incluzivă, participativă și bazată pe drepturile omului a regiunii Transnistrene, asigurându-se că vocile, experiențele și nevoile locuitorilor sunt luate în considerare în discuțiile privind politicile naționale și europene. Printr-o combinație de implicare comunitară, activități de advocacy și dialog politic, proiectul va consolida procesul decizional bazat pe date concrete și va promova o mai mare conștientizare a provocărilor legate de drepturile omului cu care se confruntă locuitorii regiunii Transnistrene și ai Zonei de Securitate.
Proiectul implică diverse grupuri, inclusiv cadre didactice, profesioniști din domeniul sănătății, agricultori, antreprenori, asistenți sociali, beneficiari ai sistemului de justiție și apărători ai drepturilor omului, promovând în același timp un dialog constructiv cu autoritățile naționale, instituțiile UE, organizațiile internaționale și actorii societății civile.
Proiectul prevede următoarele activități cheie:
Activitatea 1. Consultări publice sectoriale
Proiectul include șapte consultări publice sectoriale cu participarea a 150 de participanți (autorități naționale relevante și locuitori din regiunea Transnistriei și din Zona de Securitate); durata fiecărui eveniment este de 3 ore. Vor fi întocmite șapte rapoarte succinte post-consultare, câte unul pentru fiecare eveniment, care vor fi transmise autorităților (în limbile română și engleză).
Activitatea 2. Vizită de informare la Bruxelles
Proiectul va organiza o vizită de informare la Bruxelles pentru un grup de șapte locuitori din regiunea Transnistriei și din Zona de Securitate (selectați dintre participanții la consultările publice) și trei membri ai echipei de proiect. În timpul vizitei, participanții vor avea întâlniri cu membri ai Parlamentului European, reprezentanți ai Comisiei Europene și ai altor instituții relevante ale UE. Durata vizitei – 2 zile.
Activitatea 3. Conferință națională privind reintegrarea regiunii Transnistrene
La Chișinău va fi organizată o conferință națională de o zi, axată pe abordări participative și bazate pe drepturile omului privind reintegrarea regiunii Transnistrene. Vor participa aproximativ 100 de persoane, inclusiv reprezentanți ai autorităților naționale relevante. Va fi întocmit un raport post-conferință în limbile română și engleză.
Activitatea 4. Activități de consolidare a rezilienței organizaționale
Proiectul include un set de activități menite să consolideze reziliența organizațională și capacitățile interne. Acestea includ:
- Un atelier anual de evaluare și planificare strategică la care va participa întreaga echipă a organizației (30 de persoane), durata 3 zile.
- Întreținerea și actualizarea periodică a site-ului web al organizației și a software-ului de contabilitate.
- Contractarea unei companii IT specializate pentru evaluarea, optimizarea și automatizarea proceselor interne de lucru din cadrul Programului de Drepturile Omului al organizației, cu ajutorul instrumentelor de inteligență artificială (AI).
Notă: Proiectul nu prevede sub-grantare, sub-contractare sau parteneriate formale; Asociația Promo-LEX este unicul gestionar al grantului.
STANDARDE DE AUDIT
Scopul auditului – auditul rapoartelor financiare prezentate IMS/NDF de către Asociația Promo-LEX și prezentarea opiniei de audit în conformitate cu ISA 800/805 „Raportul auditorului privind auditul cu scop special” privind corespunderea rapoartelor financiare cu înregistrările contabile ale Asociației Promo-LEX și cerințele contractului de grant semnat între Asociația Promo-LEX și NDF, prin intermediul IMS.
Raportul de audit (opinia auditorului) trebuie să includă un raport al auditorului independent, în conformitate cu formatul din standardul ISA 800/805, iar opinia auditorului trebuie exprimată în mod clar, precum și o scrisoare către management cu constatările auditului și deficiențele identificate în timpul procesului de audit.
Raportul de audit (opinia auditorului) trebuie să corespundă prevederilor standardelor internaționale de audit ISA 800/805 în momentul când acesta este emis, aferent proiectului auditat:
- ISA 800 (revizuit). Considerente speciale – auditul situațiilor financiare întocmite în conformitate cu un cadru de raportare cu scop special.
- ISA 805 (revizuit). Considerente speciale – audituri ale situațiilor financiare individuale și ale elementelor specifice, ale conturilor sau aspectelor unei situații financiare.
În plus, raportul trebuie să acopere următoarele două standarde suplimentare:
- Codul de etică al IFAC și legislația națională aplicabilă (IFAC/INTOSAI)
- ISRS 4400 (Revizuit)– Agreed-upon Procedures pentru procese și controale interne selectate;
Auditul se efectuează în conformitate cu bunele practici de audit public. Auditul financiar și auditul de performanță bugetară se realizează în conformitate cu standardele internaționale recunoscute (IFAC/INTOSAI)
Subliniem câteva aspecte importante în acest sens:
- Conceptele de materialitate și risc se aplică și unui audit efectuat în conformitate cu standardele INTOSAI.
- Trebuie efectuate teste privind respectarea legilor și reglementărilor aplicabile. Aceasta include, de asemenea, teste privind respectarea reglementărilor stabilite de IMS cu privire la situațiile financiare etc.
- Auditul de performanță vizează verificarea economiei, eficienței și eficacității.
- Managementul proiectului și, în ultimă instanță, partenerul, sunt responsabili de elaborarea unor obiective specifice și măsurabile, precum și a unor ținte de performanță, și de instituire a unor sisteme de control intern adecvate și fiabile.
- Este responsabilitatea auditorilor să conceapă etape și proceduri de audit care să ofere o asigurare rezonabilă că sunt detectate erorile, neregulile și actele ilegale care ar putea avea un efect direct și semnificativ asupra valorilor din situațiile financiare sau asupra respectării legilor și reglementărilor aplicabile.
În plus, ca parte a auditului performanței, auditul va evalua dacă controalele și procedurile interne constituie o bază adecvată pentru atingerea economiei, eficienței și eficacității și dacă managementul de proiect întocmește rapoarte relevante și fiabile cu privire la performanță. Recomandările relevante din partea auditorilor în acest sens reprezintă un element important al auditului performanței. Prin urmare, este necesar să se raporteze separat auditul performanței.
Auditul performanței poate fi integrat cu auditul financiar, dar poate include și proceduri de audit cu unicul obiectiv de a evalua performanța.
Caiet de sarcini: obiectul, domeniul de aplicare și criteriile auditului:
- Obiectul auditului: Raportul financiar al Proiectului prezentat IMS/NDF, verificat în raport cu prevederile Contractului de grant și ale anexelor acestuia.
- Condițiile de eligibilitate a cheltuielilor, precum și regulile privind raportarea veniturilor (dobânzi, diferențe de curs valutar), sunt stipulate în Contractul de grant și anexele acestuia.
- Contractul de grant, anexele acestuia (inclusiv bugetul detaliat) și raportul financiar vor fi puse la dispoziția auditorului selectat, care va avea acces la documentele justificative originale pentru toate cheltuielile raportate, cf. art. VI lit. a) din Condițiile Generale.
Auditul va acoperi întreaga perioadă de implementare a proiectului, precum și toate cheltuielile efectuate în cadrul acestuia. Auditorul va verifica dacă partenerul (Promo-LEX) a respectat normele aplicabile privind contabilitatea și ținerea evidențelor contabile. De asemenea, auditorul va verifica dacă evidențele contabile sunt corecte și conforme și va confirma că cheltuiala efectivă aferentă unui element selectat a fost suportată de partener. Auditorul va lua în considerare criteriile de eligibilitate și celelalte condiții prevăzute în contractul de grant. În acest scop, auditorul va examina documentele justificative și dovezile efectuării plăților. De asemenea, auditorul va examina dovezile privind executarea lucrărilor, recepționarea bunurilor sau prestarea serviciilor și va verifica existența activelor, după caz.
Proceduri obligatorii care trebuie incluse:
1) Se verifică dacă raportul financiar este structurat astfel încât să permită o comparație directă cu cel mai recent buget aprobat.
2) Se verifică și se inspectează dacă raportul financiar oferă informații cu privire la:
- a) Rezultatul financiar pe linie bugetară (atât venituri, cât și cheltuieli) pentru perioada de raportare, precum și coloane cu informații cumulative referitoare la perioadele anterioare din cadrul acordului actual.
- b) Dacă este cazul, comparați dacă soldul inițial al fondurilor pentru perioada de raportare corespunde cu ceea ce a fost declarat ca sold final al fondurilor în perioada de raportare anterioară.
- c) Prezentarea câștigurilor/pierderilor din diferențe de curs valutar. Verificați și confirmați dacă prezentarea include întregul lanț de schimb valutar, de la plata efectuată de IMS până la gestionarea proiectului/programului în cadrul organizației în moneda locală, dacă este cazul.
- d) Note explicative (cum ar fi, de exemplu, principiile contabile aplicate pentru raportul financiar).
- e) Suma fondurilor care a fost transferată partenerilor de implementare, dacă este cazul.
3) a) Solicitați informații și verificați cu ce frecvență costurile salariale din perioada de raportare sunt debitate proiectului/programului.
Alegeți un eșantion de trei persoane pentru trei luni diferite pentru fiecare dintre listele de salarizare și:
- b) Solicitați informații și verificați dacă există documente justificative pentru costurile salariale debitate. (Costurile salariale debitate trebuie verificate pe baza documentelor justificative, cum ar fi contractele de muncă).
- c) Solicitați informații și verificați dacă timpul efectiv lucrat este documentat și verificat de un manager. Solicitați informații și verificați cu ce frecvență se efectuează reconcilierile între timpul debitat și timpul efectiv lucrat.
- d) Verificați dacă partenerul de cooperare respectă legislația fiscală aplicabilă în ceea ce privește impozitul pe veniturile personale (PAYE / Pay As You Earn) și contribuțiile la asigurările sociale.
4) a) Verificați și confirmați că soldul fondurilor necheltuite (conform raportului financiar) la sfârșitul exercițiului financiar corespunde informațiilor furnizate în sistemul contabil și/sau în contul bancar.
- b) Aplicabil pentru ultimul an: Verificați și confirmați soldul fondurilor necheltuite (inclusiv câștigurile din diferențe de curs valutar) din raportul financiar și confirmați suma care trebuie rambursată către IMS.
5) Solicitați informații și verificați dacă partenerul a respectat regulile de achiziții aplicabile, prin selectarea unui eșantion de minimum trei achiziții de bunuri și/sau servicii.
6) Solicitați informații și verificați dacă costurile indirecte/overhead convenite (dacă este cazul) au la bază un model de recuperare a costurilor; obțineți informații privind costurile indirecte debitate proiectului și confirmați dacă acestea sunt în linie cu procedurile partenerului de alocare a costurilor indirecte între proiecte.
RAPORTUL
Raportul de audit va include:
- Raportul auditorului independent(ISA 800/805). La raportul auditorului se anexează Situațiile financiare auditate, întocmite de Promo-LEX în baza modelului de raport financiar IMS (Anexa A a pachetului de audit), precum și Lista activelor fixe – Inventar – Echipamente (Anexa B), în conformitate cu structura pachetului de raportare prevăzută în IMS Partner Audit Package;
- Scrisoare către managementcu constatări și recomandări clasificate după risc și prioritate;
- Raportul ISRS 4400Agreed-upon Procedures – descrierea procedurilor efectuate și constatări;
- Declarația managementului (Management Declaration, conform modelului IMS) – se întocmește și se semnează de conducerea Promo-LEX (Director Executiv și/sau Manager Financiar) și se include în pachetul de raportare, cf. art. VI lit. c) din Condițiile Generale (Anexa 1);
- Confirmarea scrisă a auditorului că auditul a fost efectuat în conformitate cu evidențele contabile ale Promo-LEX, cu IMS Partner Audit Package și cu contractul de grant, cf. art. VI lit. b) din Condițiile Generale;
- Confirmarea semnăturii și titlului auditorului responsabil;
- Răspunsul managementuluiva fi pregătit ulterior de Asociația Promo-LEX și transmis către IMS/NDF împreună cu raportul.
Raportul va fi elaborat și livrat în două versiuni lingvistice: română și engleză. În cazul unor diferențe de interpretare, versiunea în limba engleză va prevala. Ambele versiuni vor fi prezentate simultan, cu semnătura și titlul auditorului responsabil.
Raportul trebuie semnat de auditorul responsabil (nu doar de firma de audit) și trebuie să includă funcția auditorului responsabil.
Înainte de emiterea raportului final semnat, auditorul va transmite Asociației Promo-LEX o versiune preliminară a raportului de audit, care va fi partajată cu IMS/NDF pentru revizuire (cf. secțiunii 2.2.2.1 din IMS Partner Administrative Guidelines). Versiunea preliminară va fi transmisă până la 15.02.2027; raportul final, împreună cu răspunsul managementului, va fi emis până la 28.02.2027.
Cerințe ale auditorului de grup (KPMG P/S, Copenhaga): auditorul selectat va completa și semna confirmarea „Partner audit package Instructions Confirmation”, inclusiv Competence and Capabilities Template, va coopera cu auditorul de grup al IMS și îi va acorda acces la documentația de audit relevantă. Praguri de materialitate aplicabile: materialitate – maximum 3% din costuri; materialitate de performanță – maximum 75% din materialitate; prag pentru denaturări necorectate – maximum 5% din materialitate.
Notă: în conformitate cu art. VI din Condițiile Generale, contractarea auditorului este condiționată de aprobarea prealabilă, în scris, a acestuia de către IMS. O copie a certificatului/autorizației auditorului responsabil va fi transmisă IMS înainte de începerea auditului. Auditorul semnatar nu poate exercita misiunea de audit pe contractele Promo-LEX finanțate de IMS mai mult de șapte (7) ani cumulativ.
Perioada efectuării auditului: 25.01.2027 – 28.02.2027
Termen limită de livrare a versiunii preliminare a Raportului de Audit – 15.02.2027
Termen limită de livrare a Raportului de Audit – 28.02.2027
Instrucțiunile detaliate pentru realizarea auditului pot fi accesate aici – IMS Partner Audit Package, Anexa 5
PROCEDURA DE DEPUNERE A OFERTELOR
Ofertanți Eligibili
Ofertanții eligibili trebuie să întrunească următoarele condiții:
- Înregistrare valabilă în Registrul public al entităților de audit din Republica Moldova, în conformitate cu Legea nr. 271/2017 privind auditul situațiilor financiare.
- Calificare și experiență: Doar auditorii înregistrați (certificați/autorizați) pot efectua auditul. Auditorul trebuie să fie membru al IFAC sau al unui organism național echivalent care respectă standardele internaționale de audit. Minim 5 ani de experiență în audit financiar (atât pentru compania de audit, cât și pentru auditorul/auditorii de bază care vor efectua auditul). Experți de calificare înaltă cu experiență relevantă în elaborarea rapoartelor de audit.
- Experiență relevantă și demonstrată de auditare a organizațiilor non-profit sau a proiectelor din Republica Moldova;
- Independență și lipsă de afiliere cu Asociația Promo-LEX.
Oferta
Companiile interesate trebuie să depună o ofertă, care va include oferta tehnică și cea financiară, după cum urmează:
Oferta tehnică trebuie să includă (obligatoriu):
- Denumirea companiei de audit, inclusiv numele conducătorului companiei și datele de contact (adresa, telefon, e-mail, pagină web etc.);
- Copia certificatului de înregistrare și a licenței pentru prestarea serviciilor de audit;
- Componența și structura echipei propuse pentru realizarea auditului, cu indicarea clară a rolurilor; CV-urile persoanelor implicate în realizarea auditului;
- Experiența companiei pe piață, în special experiența de lucru cu organizațiile necomerciale și proiectele internaționale;
- Lista clienților și referințe la proiecte/organizații relevante recent auditate (în ultimii 1-5 ani), inclusiv, dacă sunt disponibile, scrisori de recomandare;
- Confirmare privind disponibilitatea de a efectua misiunea de audit și livrarea raportului de audit în formatul și termenii solicitați, inclusiv confirmarea scrisă că auditul va fi realizat în conformitate cu prevederile IMS Partner Audit Package (anexat) și disponibilitatea de a completa confirmarea solicitată de auditorul de grup al IMS (KPMG P/S, Copenhaga);
- Declarația de independență privind lipsa relațiilor de afiliere cu Beneficiarul, inclusiv membrii fondatori sau membrii Consiliului;
- Alte informații relevante, la discreția companiei.
Oferta financiară trebuie să includă (obligatoriu):
- Oferta de preț, inclusiv cu detalierea costurilor (în EUR) și criteriile generale de estimare a serviciilor de audit pentru condițiile sus-menționate; Prețul va fi indicat fără TVA, cu evidențierea separată a TVA și a cotei aplicabile;
- Calendarul de realizare a auditului (în zile calendaristice), încadrat în perioada 25.01.2027 – 28.02.2027, cu indicarea etapelor principale: începerea lucrărilor de teren, transmiterea raportului draft, emiterea raportului final; inclusiv efortul estimat (om-zile) per membru al echipei;
- Eventuale condiții sau costuri suplimentare, cu precizarea expresă că prețul ofertat este ferm și acoperă integral livrabilele solicitate (raport ISA 800/805, raport ISRS 4400, scrisoare către management, ambele versiuni lingvistice, confirmarea către auditorul de grup KPMG).
Criterii de evaluare a ofertelor
Ofertele vor fi evaluate în baza următoarelor criterii:
- Calificări: Compania de audit trebuie să îndeplinească condițiile prevăzute în IMS Partner Audit Package (Anexa 5) și în documentele contractuale IMS/NDF anexate, precum și legislația națională aplicabilă.
- Experiență anterioară de auditare a ONG-urilor sau a unor entități similare.
- Reputația companiei de audit.
- Conflict de interese: independență, lipsă de afiliere și conflict de interese cu Asociația Promo-LEX.
- Procese de asigurare a calității: Orice auditor selectat ar trebui să poată demonstra modul în care asigură calitatea serviciilor sale profesionale, conformitatea cu cerințele legale relevante și cu standardele de audit impuse.
- Calitatea și claritatea ofertei tehnice.
- Oferta financiară rezonabilă: Oferta financiară este adecvată și rezonabilă (nu este nici exagerată, nici la un nivel artificial de jos).
- Termenul de realizare: termenul de realizare a auditului și livrare a raportului.
Procedura de depunere a ofertelor:
Companiile interesate pot depune oferta în format electronic, prin email la adresa [email protected] cu mențiunea: „Ofertă audit”.
Termen limită de depunere a ofertelor: 23 iulie 2026, ora 18:00 (ora locală a Republicii Moldova / Chișinău, GMT+3)
Notă: În cazul în care serviciile propuse în ofertă urmează a fi realizate de către doi sau mai mulți prestatori (persoane juridice separate), care aplică în cadrul acestui concurs într-o singură Ofertă, acest fapt trebuie indicat expres în ofertă. În așa caz, oferta trebuie să includă datele de contact și tot pachetul de documente, indicat în termenii de referință, pentru fiecare prestator în parte.
Notă: Doar ofertanții selectați vor fi contactați.
IMS Partner Audit Package, Anexa 5
Pentru informații suplimentare:
Olga Manole, Coordonatoare de Program
Asociația Promo-LEX
Tel: +373 69 177101
E-mail: [email protected]